Thủ tục chứng thực giấy tờ hiện nay đã được phát triển hiện đại theo hình thức trực tuyến điện tử. Nhờ đó mà quá trình chứng thực cũng trở nên nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả hơn rất nhiều. Chứng thực điện tử là gì? Bài viết dưới đây Luật Đăng Quang sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này và hướng dẫn đăng ký công chứng điện tử đơn giản nhất.
Chứng thực điện tử là gì?
Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, chứng thực điện tử (hay chứng thực bản sao điện tử từ bản chính) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính gốc dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử sao cho đảm bảo đúng với bản chính.
Trong đó, khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020 quy định thủ tục chứng thực điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật. Tức là, bản sao chứng thực điện tử cũng có giá trị tương đương như bản sao được chứng thực trực tiếp trên giấy in. Tuỳ vào từng trường hợp mà văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý khác nhau.
Chứng thực điện tử ở đâu?
Công chứng điện tử là thủ tục hành chính được thực hiện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia. Để có thể được chứng thực điện tử, người yêu cầu chứng thực cần có một tài khoản đăng ký bằng số căn cước công dân.
Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục công chứng điện tử sẽ do một số cơ quan sau đây thực hiện:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam có liên kết với cơ quan/ tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Hướng dẫn thủ tục chứng thực điện tử
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang chính thức của Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/
- Bước 2: Tại mục “Thông tin và dịch vụ”, nhấn chọn “Dịch vụ công nổi bật”.
- Bước 3: Chọn “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”.
- Bước 4: Chọn cơ quan tư pháp tại góc bên phải màn hình. Bạn có thể chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực. Sau đó nhấn “Đồng ý”.
- Bước 5: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực điện tử và ngày, giờ hẹn. Tiếp theo nhấn “Đặt lịch hẹn”. Lúc này, hệ thống thông báo thành công và hiển thị mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, bạn cũng sẽ nhận được tin nhắn SMS gửi tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn. Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống cũng sẽ gửi thông báo đến bạn.
- Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký để được công chứng điện tử theo lịch hẹn. Khi đi mang bản chính giấy tờ cần công chứng và nộp lệ phí công chứng.
- Bước 7: Nhận kết quả: Cơ quan cấp bản sao điện tử sẽ gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.
Lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử
Khi thực hiện chứng thực điện tử, cá nhân/ tổ chức cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Người yêu cầu chứng thực điện tử cần phải có tài khoản dịch vụ công quốc giá. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký online bằng số điện thoại chính chủ đã được đồng bộ trên CCCD/ ứng dụng VNeID qua Cổng dịch vụ công Quốc gia.
- Trước khi làm thủ tục, cá nhân/ tổ chức có thể đặt lịch hẹn trước với cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực để được công chứng nhanh nhất.
- Khi thực hiện chứng thực điện tử, người yêu cầu chứng thực cần mang bản gốc giấy tờ cần công chứng đến cơ quan có thẩm quyền để chứng thực điện tử. Bản gốc cần đảm bảo nguyên vẹn, không được tẩy xoá, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung. Ngoài ra, bản chính cũng không được cũ nát, hư hỏng.
- Trường hợp bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc ghi rõ không được sao chụp sẽ không được chứng thực.
- Các loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập không có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng sẽ không được chứng thực.
Trên đây là những thông tin về chứng thực điện tử là gì? Đăng ký công chứng điện tử ở đâu? Hy vọng bài viết trên của Luật Đăng Quang đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng thực điện tử.
