Văn phòng đại diện của công ty cổ phần là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh và được thành lập nhằm mục đích tiếp thị sản phẩm và quảng bá thương hiệu. Nếu Quý khách hàng đang mong muốn thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần thì cùng xem những hướng dẫn chi tiết dưới đây của Luật Đăng Quang để tham khảo nhé!
1. Quy định mới nhất của pháp luật về văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp là đơn vị phụ thuộc không có tư cách pháp nhân (Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020). Do vậy, văn phòng đại diện không được thành lập độc lập với công ty mà được thành lập sau khi công ty được thành lập.
- Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh Chức năng chính của văn phòng là tiếp thị và quảng cáo. Vì không được kinh doanh nên trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng cho hoạt động của văn phòng chứ không được ký hợp đồng mua bán kinh doanh các sản phầm của văn phòng. Do hạn chế này nên rất nhiều doanh nghiệp quyết định thay thế hình thức văn phòng địa diện bằng việc thành lập địa điểm kinh doanh vì việc thành lập địa điểm kinh doanh sẽ cho phép doanh nghiệp được phép kinh doanh trực tiếp với khách hàng.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và được gắn tại trụ sở văn phòng đại diện
- Địa chỉ của văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư hay nhà tập thể. Quy định này tương tự như quy định về địa chỉ của công ty.
- Doanh nghiệp có thể được mở nhiều văn phòng đại diện trong cùng 01 tỉnh tùy vào điều kiện phát triển và nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể thành lập văn phòng địa diện cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của công ty
- Văn phòng đại diện có thể khắc con dấu tròn cho văn phòng của mình hoặc không. Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc ký kết các hồ sơ, giấy tờ phần lón các văn phòng đại diện thường khắc dấu tròn.
- Văn phòng đại diện phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế cũ khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện cho dù văn phòng đại diện không phát sinh các nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.
Trên đây là những quy định cơ bản của pháp luật và các lưu ý về văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Để mở văn phòng đại diện công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật cần nắm rõ quy định của pháp luật về các giấy tờ tài liệu cần cung cấp. Cụ thể thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần như sau:
(1) Thông báo về việc lập văn phòng đại diện công ty cổ phần theo mẫu có sẵn do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
(2) Quyết định của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng đại diện;
(3) Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc lập văn phòng đại diện
(4) Quyết định của Hội đồng quản trị công ty cổ phần bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu
(5) Bản sao y công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện
(6) Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần không trực tiếp nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần mà ủy quyền cho người khác.
Trên đây là toàn bộ giấy tờ tài liệu mà người nộp hồ sơ cần chuẩn bị trước cho quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần đúng quy định của pháp luật.
3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Để quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần được thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước đầy đủ hồ sơ tài liệu và thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tài liệu cần thiết
Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước 01 bản sao y công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân khác của trưởng văn phòng đại diện; Ngoài ra cần phải chuẩn bị trước tên riêng, số điện thoại (nếu có) của văn phòng đại diện trước khi đăng ký thành lập. Chi tiết thành phần hồ sơ tài liệu doanh nghiệp tham khảo mục 2 bài viết này. Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quá trình mở văn phòng đại diện công ty cổ phần. Vì nó quyết định quá trình làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu hồ sơ chuẩn bị đúng và đầy đủ, quá trình làm việc với chuyên viên sẽ nhanh chóng và thuận lợi.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Thời hạn thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần là 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập.
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: công ty cổ phần tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện.
- Hình thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp (đưa bản giấy đến cơ quan đăng ký kinh doanh), nộp hồ sơ qua đường bưu chính (nhờ cơ quan chuyển phát đưa hồ sơ và bàn giao giấy phép thay vì trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh) hoặc nộp hồ sơ qua mạng (tải bản scan hồ sơ lên trang điện tử của Sở kế hoạch đầu tư và sau khi nhận được thông báo hợp lệ thì mang bản gốc tài liệu đến cơ quan đăng ký kinh doanh và nhận kết quả). Cả 3 hình thức trên đều có những ưu và nhược điểm nhất định, tùy thuộc vào quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương và nhu cầu để doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp.
Bước 3: Nhận kết quả thành lập văn phòng đại diện
– Thời hạn giải quyết của cơ quan đăng ký kinh doanh: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần hợp lệ
– Kết quả hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần:
+ Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công ty cổ phần sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: Doanh nghiệp nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho đúng quy định.
4. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Đăng Quang
Nếu Quý khách hàng đang mong muốn thành lập văn phòng đại diện nhưng chưa nắm rõ về thủ tục pháp lý và mong muốn sử dụng công ty dịch vụ nhằm tiết kiệm công sức, thời gian thì hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn Luật Đăng Quang của chúng tôi. Ưu điểm của Luật Đăng Quang là có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp nên sẽ tư vấn chính xác và nhanh chóng các vấn đề pháp lý của doanh nghiệp, đồng thời các chuyên viên sẽ chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đầy đủ, chính xác giúp cho quá trình đăng ký và làm việc với cơ quan nhà nước nhanh chóng, thuận lợi.
Công ty Luật Đăng Quang sẽ hỗ trợ Quý khách hàng các vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện như sau:
- Tư vấn các quy định pháp lý và các vấn đề phát sinh trong thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần;
- Thay mặt quý khách hàng chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện đầy đủ và chính xác theo đúng quy định của pháp luật;
- Đại diện theo ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần với cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Cập nhật, thông báo kịp thời tình hình hồ sơ khi có thông báo của chuyên viên xử lý hồ sơ.
- Trực tiếp nhận kết quả từ cơ quan đăng ký kinh doanh và bàn giao cho khách hàng. Qúy khách hàng hoàn toàn không phải đi lại bất cứ lần nào trong suốt quá trình thực hiện hồ sơ. Cam kết bàn giao kết quả đúng thời hạn đã báo trước với quý khách hàng.
- Khắc con dấu tròn văn phòng đại diện theo yêu cầu của quý khách hàng;
- Soạn thảo hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện theo yêu cầu của quý khách hàng;
- Tư vấn miễn phí trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng đại diện và các vấn đề pháp lý phát sinh;
Qúy khách hàng chỉ cần cung cấp bản chụp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cung cấp địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện và 01 bản sao y chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của trưởng văn phòng đại diện. Tất cả các công việc còn lại từ việc chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan nhà nước sẽ do chuyên viên của chúng tôi thực hiện.
Trên đây là nội dung bài chia sẻ: “Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần mới nhất” do Luật Đăng Quang soạn thảo. Quý khách hàng vẫn còn những thắc mắc về quy định pháp luật, hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần thì đừng ngân ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ nhé!
